Kostenkalkulation für einen Messestand
Bevor es auf eine Messe geht, muss ein Aussteller einige Dinge beachten. Eines der wichtigsten Dinge ist es, den Messeauftritt möglichst genau durchzukalkulieren, um keine bösen Überraschungen während der Umsetzungsphase zu erleben. Ein Messestand ist, sofern man ihn nicht anmietet, keine günstige Angelegenheit. Um einen kleinen Überblick zu gewähren, werden nachfolgend einige Positionen angeführt, die unbedingt in einer Kalkulation Berücksichtigung finden müssen. Für den Messestand selbst fallen erhebliche Kosten an. Darunter fallen bereits die Planung, die Gestaltung bzw. Umsetzung und auch die Miete der Fläche für den Messestand. Der Transport, Auf- und Abbau und die Reinigung fallen ebenfalls ins Gewicht. Hinzu kommen noch Gebühren für Strom, Internet, Gema und Wasser, woran viele Aussteller nicht denken. Nicht vergessen werden dürfen auch die Versicherungen und das Budget für Werbung und Public Relations.
Die zweite, ebenfalls große finanzielle Position des Messestands sind die Personalkosten. Darunter fallen unter anderem die Lohnkosten und, sofern vereinbart, auch evtl. Wochenendzuschläge. Spezielle Kleidung, beispielsweise mit dem Firmenlogo bedruckt, schlagen ebenfalls zu Buche. Die Anfahrt und Unterkunft für das Messepersonal darf ebenfalls nicht vernachlässigt werden. Während der Transfer zwischen Messegelände und Hotel ein steter Faktor während der gesamten Dauer der Messe ist, darf auch die Verpflegung nicht zu knapp kalkuliert werden. Mögliche Versicherungen für das Messepersonal sind ebenfalls zu berücksichtigen.
Bei den Kosten für den Messestand darf aber auch die Ausstattung desselben nicht vergessen werden. Der Stand alleine wird noch keinen Besucher beeindrucken. Viel wichtiger ist die Ausstattung. Dazu gehören Büromaterial genauso wie Dekoration, Möbel und sonstige Werbemittel, die an Besucher verteilt werden sollen. Je nach Messe und Aussteller fallen auch noch Kosten für das Catering bzw. die Bewirtung der Besucher an, was schnell sehr teuer werden kann.
Wichtig ist, dass diese Zusammenfassung nur als solche zu Verstehen ist. Je nach Firma, Zielsetzung und Messethema können noch einige Punkte hinzukommen oder andere weggelassen werden. Akribische Finanzplanung ist auf jeden Fall die oberste Pflicht, wenn der Messebesuch ein Erfolg werden soll.